E-Rechnung im Verein: Was Vorstände jetzt wissen müssen

Ob Sportverein, Förderverein oder Musikgruppe – viele Vereine arbeiten ehrenamtlich und mit viel Herzblut. Doch ab 2025 betrifft sie ein Thema, das bisher eher nach Steuerbüro klingt: die E-Rechnungspflicht. Was bedeutet das für deinen Verein – und musst du jetzt die Buchhaltung digitalisieren? Hier findest du verständliche Antworten.

Warum betrifft die E-Rechnung auch Vereine?

Vereine gelten als gemeinnützig – aber nicht in jedem Bereich. Sobald ein Verein eine Rechnung für eine Leistung stellt, die wirtschaftlich ist, wird er steuerlich wie ein Unternehmen behandelt. Das kann zum Beispiel sein:

• die Vermietung von Vereinsräumen,
• Verkauf von Speisen und Getränken bei Vereinsfesten,
• das Schalten von Werbeanzeigen im Vereinsheft,
• Eintrittsgelder für Konzerte oder Veranstaltungen.

Stellt der Verein in diesen Fällen einem Unternehmen oder einer öffentlichen Einrichtung eine Rechnung, muss diese ab 2025 eine E-Rechnung im vorgeschriebenen Format sein – z. B. als XRechnung oder ZUGFeRD.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei. Sie ist ein maschinenlesbares Dokument (meist im XML-Format), das automatisch verarbeitet werden kann. Sie erfüllt bestimmte gesetzliche Anforderungen und ist damit Teil der digitalen Buchhaltung im Verein.

Das bedeutet konkret: Eine handgeschriebene Rechnung oder eine PDF per E-Mail reichen zukünftig nicht mehr aus, wenn es sich um B2B-Rechnungen oder Rechnungen an Behörden handelt.

Bin ich als Vereinsvorstand betroffen?

Wenn dein Verein Rechnungen stellt – auch nur ein paar im Jahr –, kann die E-Rechnungspflicht 2025 greifen. Die Verantwortung liegt beim Vorstand oder dem Kassierer, wenn keine Geschäftsführung vorhanden ist.

Wichtig: Wer die Umstellung ignoriert, riskiert abgelehnte Rechnungen und verzögerte Zahlungen.

Wie kann mein Verein E-Rechnungen schreiben?

Auch ohne eigenes Büro oder IT-Team ist der Einstieg möglich. Diese Optionen stehen dir offen:

• BXF1 nutzen: Die Plattform bietet einfache Tools zur Erstellung von E-Rechnungen, inklusive Funktionen für den Einzug von Mitgliedsbeiträgen und SEPA-Lastschriften. Ideal für Vereine, die ohne großen technischen Aufwand starten möchten.
• Zusammenarbeit mit einem Steuerberater: Viele Kanzleien digitalisieren die Vereinsbuchhaltung gleich mit.

Checkliste: Ist mein Verein betroffen?

Beantworte diese 5 Fragen – wenn du mehr als 2-mal mit „Ja“ antwortest, solltest du aktiv werden:

1. Stellt euer Verein Rechnungen an Unternehmen oder Behörden?
2. Vermietet ihr Räume oder verkauft regelmäßig Waren?
3. Veranstaltet ihr Feste, Konzerte oder Turniere mit Eintritt?
4. Habt ihr Sponsoring-Einnahmen oder Werbeanzeigen?
5. Habt ihr Einnahmen außerhalb von Mitgliedsbeiträgen?

Fazit: Digitalisierung als Verein einfach angehen

Die E-Rechnung im Verein ist kein Grund zur Panik – aber ein klarer Aufruf zum Handeln. Mit den richtigen Tools oder Partnern kann auch ein ehrenamtlich geführter Verein die neue Pflicht einfach und kostengünstig umsetzen. Und wer jetzt vorbereitet ist, spart später Zeit, Nerven und vermeidet Frust mit abgelehnten Rechnungen.

Also: Jetzt prüfen, ob dein Verein betroffen ist – und mit kleinen Schritten die Digitalisierung starten.