E-Rechnung für Freiberufler und Freelancer

Seit Jahren spricht man von der Digitalisierung der Verwaltung und der Wirtschaft – im Jahr 2025 ist sie in der Rechnungsstellung endgültig angekommen. Mit der verpflichtenden Einführung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business) und der weitergehenden Nutzung des XRechnungs-Standards für den öffentlichen Sektor stehen besonders Freelancer und Solo-Selbstständige vor neuen Herausforderungen.

Was für Großunternehmen oft nur ein weiteres IT-Projekt bedeutet, ist für viele Selbstständige eine grundlegende Umstellung. Rechnungsstellung ist schließlich kein reines Verwaltungsthema, sondern Teil des täglichen Arbeitsablaufs. Dieser Bericht beleuchtet die aktuelle Lage rund um die E-Rechnung, mit besonderem Fokus auf die XRechnung und deren praktische Auswirkungen für Freelancer.

Pflicht oder Chance?

Die E-Rechnung ist keine Option mehr, sondern Realität – auch für Freelancer. Die Umstellung mag auf den ersten Blick bürokratisch und technisch herausfordernd wirken. Doch sie bietet auch Vorteile:

Schnellere Zahlungen durch maschinell verarbeitbare Rechnungen
Weniger Fehler durch strukturierte Daten
Automatisierte Buchhaltung in Verbindung mit moderner Software
Wettbewerbsvorteile, wenn man als Freelancer professionell abrechnet

Wer frühzeitig auf die neue Realität reagiert, spart sich Stress – und präsentiert sich als digital versierter Dienstleister.

Herausforderungen für Freelancer bei der XRechnung

Technische Anforderungen
Die XRechnung erfordert spezifische technische Kenntnisse und Softwarelösungen. Freelancer müssen in der Lage sein, Rechnungen im XML-Format zu erstellen und zu versenden. Dies kann für technisch weniger versierte Selbstständige eine Hürde darstellen.

Kosten für Software und Tools
Die Umstellung auf die XRechnung erfordert oft die Anschaffung neuer Software oder die Nutzung von Online-Diensten, die mit Kosten verbunden sind. Für Freelancer mit begrenztem Budget können diese Ausgaben eine zusätzliche Belastung darstellen.

Zeitaufwand für die Umstellung
Die Einarbeitung in die neuen Anforderungen und die Umstellung der bestehenden Prozesse erfordern Zeit und Aufwand. Für Freelancer, die bereits mit einem vollen Arbeitspensum ausgelastet sind, kann dies eine Herausforderung sein.

Compliance und rechtliche Vorgaben
Die XRechnung unterliegt strengen rechtlichen Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Fehler in der Rechnungsstellung können zu Verzögerungen bei der Bezahlung oder sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen.