Informationen zu E-REchnung / XRechnung

Zusammengefasst im Überblick

Die Rechnungsstellung wird sich 2025 gravierend verändern im Vergleich zu den Jahrzehnten zuvor. In der Vergangenheit wurden nur geringe Anforderungen an eine Rechnung gestellt. Bestimmte Daten wie die Rechnungsadresse, das Rechnungsdatum und das Lieferdatum waren notwendig, sowie weitere Angaben. Die E-Rechnung wurde 2011 eingeführt, und der erste Schritt der Digitalisierung wurde relativ unkompliziert vollzogen. Die E-Rechnung ist lediglich die gleiche Rechnung wie üblich, nur eben nicht in ausgedruckter Form. Meist wurde sie im PDF-Format gespeichert und per E-Mail an den Kunden versendet. Die Zustellung wurde damit erheblich beschleunigt, vereinfacht und die Kosten deutlich reduziert. Nun könnte man meinen, das Thema der E-Rechnung und die Digitalisierung der Rechnungslegung seien etabliert und damit abgehakt.

Die Einführung der X-Rechnung 2025 ist ebenfalls digital, jedoch ist das Format grundsätzlich anders als die vorherige Speicherung der Rechnung im PDF-Format. Die X-Rechnung wird im XML-Format gespeichert und kann deshalb sehr gut maschinell verarbeitet und ausgelesen werden.

Ein XML-Format ist jedoch für den Menschen relativ kryptisch und nicht einfach zu verstehen. Wird eine X-Rechnung in einem einfachen Text-Editor geöffnet, können einige Daten erkannt werden, jedoch bei weitem nicht alle, und es ist insgesamt sehr schwierig. Daher ist es nicht zu empfehlen, eine X-Rechnung auf diese Weise zu lesen, da es zu zeitraubend und fehleranfällig ist, und der Mensch insgesamt nicht vollständig nachvollziehen kann, ob eine X-Rechnung formal auch richtig ist.

Nun stellt sich schnell die Frage, weshalb eine Umstellung überhaupt notwendig ist und von wem das Ganze initiiert wurde. Mit der E-Rechnung wurde ein guter Stand der Digitalisierung erreicht, und mit KI-Erkennungssoftware konnten die notwendigen Daten einer E-Rechnung relativ genau extrahiert werden. Wieso also nun vermutlich die größte Umstellung in der Geschichte der Rechnungslegung? Das Thema der X-Rechnung ist nicht wirklich neu. Die Diskussion begann bereits vor ca. 10 Jahren, und in der EU wurden Überlegungen angestellt, wie die Verarbeitung und elektronische Rechnungen vorangebracht werden können. Damals war die Texterkennung (OCR) bereits recht gut, jedoch war das Thema KI noch nicht in der breiten Öffentlichkeit präsent. Eine generelle und richtige Überlegung ist, dass sich das XML-Format gut in IT-Prozesse integrieren lässt. Somit kann die Verarbeitung erheblich vereinfacht und das Fehlerpotenzial praktisch auf Null reduziert werden. Die Einschränkung hierbei ist, dass für ein XML-Format immer ein zusätzliches Tool zum Lesen und Schreiben benötigt wird. Häufig werden hierfür die Begriffe „Reader“ und „Generator“ verwendet.

XRechnung für öffentliche Auftraggeber

XRechnung ist ein spezifiziertes Format für die elektronische Rechnungsstellung, das hauptsächlich für den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die vorschreibt, dass Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form ausgestellt werden müssen. Ziel dieser Richtlinie ist es, den Rechnungsstellungsprozess innerhalb der Europäischen Union zu digitalisieren und zu standardisieren, um effizientere und fehlerfreiere Abläufe zu gewährleisten. Seit November 2020 ist die Annahme von XRechnungen für alle öffentlichen Institutionen in Deutschland verpflichtend.

Standardisiertes und strukturiertes Format

Die XRechnung wird in einem maschinenlesbaren XML-Format übermittelt. Anders als PDF-Dateien oder gescannte Rechnungen, die händisch bearbeitet werden müssen, kann die XML-basierte XRechnung direkt in Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) eingelesen und automatisch weiterverarbeitet werden.

Das Format folgt einem strengen Schema, das sicherstellt, dass alle relevanten Informationen einheitlich übermittelt werden, was die Verarbeitung für Empfänger erleichtert. Die Struktur der XML Datei wird hier beschrieben.

Verpflichtende Verwendung für öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format XRechnung zu akzeptieren. Für Unternehmen, die Rechnungen an den öffentlichen Sektor ausstellen (z.B. Lieferanten von Bund, Ländern und Kommunen), bedeutet dies, dass sie ihre Rechnungen elektronisch und in dem vorgeschriebenen Format übermitteln müssen.

Dies betrifft eine Vielzahl von Sektoren, insbesondere Bauwesen, Dienstleistungen, Lieferanten und IT-Anbieter, die Verträge mit der öffentlichen Hand haben.

Technische und rechtliche Anforderungen

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie das deutsche E-Rechnungs-Gesetz und die E-Rechnungs-Verordnung definieren, dass Unternehmen und Institutionen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.

Die XRechnung selbst ist ein spezifisches Profil des europäischen Standards EN 16931, der die strukturellen und inhaltlichen Mindestanforderungen an elektronische Rechnungen festlegt. Dazu gehören Pflichtfelder wie Absender, Empfänger (inklusive der sogenannten Leitweg-ID zur Identifizierung öffentlicher Stellen), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen, Steuersätze und Beträge.

Verpflichtende und optionale Angaben

Eine XRechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie z.B. den vollständigen Namen und die Adresse des Rechnungsstellers und -empfängers, eine eindeutige Rechnungsnummer, die Liefer- und Leistungsdaten, den Betrag und die Steuerinformationen. Die Leitweg-ID ist eine zwingende Angabe bei Rechnungen an den öffentlichen Sektor, da sie hilft, die Rechnung innerhalb der Verwaltung korrekt weiterzuleiten.

Optional können zusätzliche Informationen übermittelt werden, wie etwa Hinweise auf Zahlungsbedingungen oder Referenzen zu Bestellungen, die den internen Abgleich erleichtern.

Versand und Übermittlung

XRechnungen können über verschiedene Wege übermittelt werden, abhängig von den Anforderungen des Empfängers. Ein weit verbreiteter Standard ist das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online), das eine sichere und standardisierte Plattform für den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Dokumente, einschließlich Rechnungen, bietet.

Einige Institutionen akzeptieren den Versand auch per E-Mail, wobei die XRechnung als XML-Anhang übermittelt wird. Der Versandweg hängt von der Infrastruktur und den Vorgaben der jeweiligen öffentlichen Stelle ab.

Vorteile der XRechnung

Automatisierung und Effizienz: Durch die Standardisierung des Formats wird die manuelle Bearbeitung von Rechnungen weitgehend überflüssig, was zu einer schnelleren Bearbeitung führt. Die elektronische Verarbeitung ermöglicht es, Rechnungen direkt in Systeme einzulesen, zu prüfen und zu archivieren, was den Aufwand für den Rechnungseingang reduziert.

Fehlerreduktion: Da die Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar sind, werden Tippfehler und andere menschliche Fehler bei der Übertragung von Rechnungsdaten minimiert. Dies reduziert das Risiko von Zahlungsverzögerungen oder Rückfragen.

Nachhaltigkeit und Kostenersparnis: Der Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung spart Papier und Porto und reduziert die Kosten für Lagerung und Archivierung physischer Belege. Zudem leistet sie einen Beitrag zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks.

Integration in bestehende Systeme

Für Unternehmen, die bereits ERP-Systeme oder Buchhaltungssoftware nutzen, ist die Einführung der XRechnung relativ einfach, da viele gängige Softwarelösungen mittlerweile die Erstellung und Verarbeitung von XRechnungen unterstützen. Eine Anpassung oder Integration von Schnittstellen kann erforderlich sein, aber die Vorteile überwiegen langfristig.

Pflichten für Unternehmen

Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den Anforderungen der XRechnung entsprechen. Dies betrifft insbesondere die Nutzung des richtigen Formats, die Angabe aller Pflichtfelder sowie den Versand über einen akzeptierten Übermittlungsweg (z.B. PEPPOL). Eine Nichteinhaltung kann dazu führen, dass Rechnungen abgelehnt und Zahlungen verzögert werden.

Unterschied zwischen den XRechnung-Varianten UBL und CII

Im direkten Vergleich der beiden Formatvarianten XRechnung basierend auf CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language) zeigen sich deutliche Unterschiede, die vor allem die Struktur und die Darstellungsmöglichkeiten der Rechnungsdaten betreffen. Das CII-Format, ein Bestandteil des UN/CEFACT-Standardframeworks, wurde für die branchenübergreifende Nutzung entwickelt und bietet eine sehr detaillierte, umfassende und flexible Struktur. Es ermöglicht die präzise Abbildung einer Vielzahl von Geschäftstransaktionen und -szenarien. Aufgrund seiner Komplexität erfordert es jedoch ein tieferes Verständnis der zugrunde liegenden Strukturen und Tags, was die Anwendung anspruchsvoller macht. CII findet breite Akzeptanz in verschiedenen Industrien, ist jedoch insbesondere für komplexere Geschäftsanforderungen geeignet.

Das UBL-Format hingegen, entwickelt von der OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), zeichnet sich durch eine einfachere und klarere Struktur aus. Es ist weniger kompliziert und dadurch leichter zu implementieren und zu verwenden. Besonders bei weniger komplexen Anforderungen an die Rechnungsstellung bietet UBL eine praxisnahe Lösung und wird daher häufig von kleineren Unternehmen oder bei einfacheren Transaktionen bevorzugt. UBL ist somit eine beliebte Wahl, wenn eine unkomplizierte Handhabung und klare Strukturierung der Rechnungsdaten im Vordergrund stehen.

Insgesamt lässt sich festhalten, dass das CII-Format aufgrund seiner Flexibilität und Detailtiefe für komplexe, branchenübergreifende Geschäftsprozesse ideal ist, während UBL bei einfacheren Anforderungen und für kleinere Unternehmen die bessere Wahl darstellt. Die Entscheidung für eines der beiden Formate hängt letztlich von der Komplexität der jeweiligen Rechnungsanforderungen ab.

Entwurf eines BMF-Schreibens zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für inländische Unternehmer

Zusammenfassung des BMF-Schreibens zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung)

Ab dem 1. Januar 2025 wird durch das Wachstumschancengesetz die verpflichtende Verwendung von elektronischen Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Umsätze) eingeführt. Ausnahmen von dieser Regelung gelten für Rechnungen im Zusammenhang mit steuerfreien Leistungen gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro sowie für Fahrausweise. Parallel zur Einführung der E-Rechnung wird zu einem späteren Zeitpunkt ein Meldesystem eingeführt, das eng mit dieser neuen Regelung verbunden ist. Trotz dieser Anpassungen bleiben die materiellen Anforderungen an eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne unverändert.

Bis Ende 2024 ist es weiterhin möglich, sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen in Formaten wie PDF oder per E-Mail zu verwenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Diese Formate werden jedoch ab 2025 im inländischen B2B-Bereich nur noch in einem Übergangszeitraum erlaubt sein. Ab dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese Rechnungen müssen entweder den europäischen Normen EN 16931 entsprechen oder in einem zwischen den Vertragsparteien vereinbarten Format vorliegen, das die vollständige Extraktion der notwendigen Daten ermöglicht. Andere Formen von Rechnungen, wie Papierformate oder nicht-strukturierte elektronische Formate (beispielsweise JPEG oder einfache PDF-Dateien), werden als sonstige Rechnungen kategorisiert.

Unternehmer sind grundsätzlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn die Leistung nicht steuerfrei ist und an einen anderen Unternehmer erbracht wird. Die Frist zur Ausstellung einer Rechnung bleibt unverändert bei sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung. Für B2B-Umsätze innerhalb Deutschlands entfällt ab 2025 die Zustimmung des Empfängers zur Verwendung von E-Rechnungen, jedoch muss dieser die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen. Elektronische Rechnungen können entweder in einem vollständig strukturierten Format oder in einem hybriden Format erstellt werden, wobei letzteres aus einem maschinenlesbaren Teil (wie einer XML-Datei) und einem menschenlesbaren Teil (zum Beispiel einem PDF-Dokument) besteht. Bei Abweichungen zwischen den beiden Teilen hat der maschinenlesbare Teil Vorrang.

Für nationale elektronische Rechnungsformate sind insbesondere die XRechnung und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 zulässig. Auf europäischer Ebene gelten Formate wie FatturaPA aus Italien oder Factur-X aus Frankreich als Beispiele für zulässige E-Rechnungsformate. Rein strukturierte Formate müssen der Norm EN 16931 entsprechen und sind hauptsächlich zur maschinellen Verarbeitung ausgelegt. Hybride Formate, die aus einem maschinenlesbaren und einem menschenlesbaren Teil bestehen, ermöglichen eine flexiblere Nutzung, wobei der maschinenlesbare Teil im Falle von Unstimmigkeiten vorrangig ist. Es können auch andere Formate genutzt werden, wenn diese die vollständige Extraktion der erforderlichen Daten gewährleisten. Bestehende Formate wie das EDI-Verfahren können unter bestimmten Bedingungen weiterverwendet werden.

In einer E-Rechnung müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sein, und die Leistungsbeschreibung muss eindeutig sein. Zusätzliche Informationen können im Anhang beigefügt werden. Die elektronische Übermittlung von E-Rechnungen ist unter anderem per E-Mail, über Schnittstellen oder über Portale möglich. Externe Dienstleister können eingesetzt werden, sofern die formalen Anforderungen erfüllt sind. Mehrfache Übersendungen der gleichen Rechnung sind zulässig, solange der Inhalt identisch ist. Allerdings gilt die Übergabe einer Rechnung auf einem physischen Datenträger wie einem USB-Stick nicht als elektronische Übermittlung. Ab 2025 sind alle inländischen Unternehmer verpflichtet, in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Verträge können ebenfalls als Rechnung gelten, sofern sie alle notwendigen Angaben enthalten. Bei Dauerschuldverhältnissen reicht eine einmalige Initial-E-Rechnung aus, auch wenn sie vor 2025 ausgestellt wurde. E-Rechnungen können auch nachträglich berichtigt werden, und die Berichtigung wirkt auf den ursprünglichen Zeitpunkt der Rechnung zurück. Bei Änderungen der Bemessungsgrundlage ist keine Korrektur des Steuerbetrags in der ursprünglichen Rechnung erforderlich. Besondere Regelungen gelten für juristische Personen des öffentlichen Rechts.

Der Vorsteuerabzug bleibt auch bei der Einführung der E-Rechnung bestehen. Wenn eine E-Rechnung verpflichtend ist, berechtigt nur diese zum Vorsteuerabzug. Eine falsch ausgestellte Rechnung, wie beispielsweise in Papierform oder als PDF, kann nachträglich durch eine E-Rechnung korrigiert werden. Während der Übergangsphase bis Ende 2026 wird der Vorsteuerabzug auch bei einem falschen Rechnungsformat nicht beanstandet, wenn der Rechnungsempfänger auf Basis der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelung anwendet.

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen. Falls zusätzliche Dokumente, die für die Besteuerung relevant sind, mit der E-Rechnung übermittelt wurden, müssen auch diese unverändert und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Dabei sind die Regelungen der GoBD zu beachten. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiterhin als Papier- oder nicht-strukturierte elektronische Formate ausgestellt werden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro haben bis Ende 2027 Zeit, diese Formate weiterhin zu verwenden. Auch elektronische Datenaustauschverfahren wie das EDI-Verfahren können bis Ende 2027 genutzt werden, wenn sie den neuen Anforderungen nicht vollständig entsprechen.