PDF in XRechnung umwandeln

PDF Rechnung in XRechnung umwandeln – Automatisierung mit KI

Mit BXF1 wandeln Sie Ihre vorhandenen PDF-Rechnungen mühelos in das XRechnungs-Format um. Ohne komplizierte Prozesse wird eine schnelle und sichere Konvertierung mit BXF1 erstellt.

Erstellt ihre Fakturierungssoftware PDF Rechnung ist die Umstellung auf stuckierte E-Rechnung Xrechnung oder ZUGferd herausforderten sein. Viele Unternehmen arbeiten noch mit PDF-Rechnungen und stehen nun vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse an die neuen Standards anzupassen. Eine manuelle Konvertierung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Hier bietet der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) eine effiziente Lösung, um eine automatisierte Umwandlung von PDF-Rechnungen in XRechnungen zu ermöglichen.

Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, gilt jedoch gemäß der ERechV Verordnung nicht als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung muss zwei zentrale Anforderungen erfüllen: Sie muss nicht nur digital vorliegen, sondern auch in einem definierten, strukturierten Format erstellt sein.

1. Texterkennung und Datenextraktion (OCR & NLP)
Falls die PDF-Rechnung als Bilddatei oder gescanntes Dokument vorliegt, wird eine Optical Character Recognition (OCR) Technologie verwendet, um den enthaltenen Text zu erkennen. Ergänzend dazu kann Natural Language Processing (NLP) genutzt werden, um relevante Rechnungsbestandteile wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Bankverbindung zu identifizieren.

2. Strukturierung und Mapping der Daten
Nach der Extraktion müssen die Rechnungsinformationen einer standardisierten Struktur zugeordnet werden. Hierbei werden die extrahierten Daten in ein vorgegebenes Format überführt, das mit der XRechnung kompatibel ist. Dies erfordert eine intelligente Zuordnung (Mapping) der Datenfelder.

3. Validierung der Rechnungsdaten
Die extrahierten und strukturierten Daten werden mit den Anforderungen der XRechnung abgeglichen. Dabei überprüft das System, ob Pflichtfelder wie Lieferantendaten, Empfängerinformationen und Steuerangaben vollständig und korrekt sind.

4. Erstellung der XRechnung im XML-Format
Sobald alle Daten validiert sind, wird die Rechnung in das XRechnungsformat (eine XML-Datei gemäß dem Standard der Verwaltungsvorschriften) überführt. Diese XML-Datei kann dann direkt an die entsprechenden Behörden oder Geschäftspartner übermittelt werden.