Die Feldnamen der XRechnung – Struktur, Bedeutung und Praxisbezug

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet mit großen Schritten voran, insbesondere im öffentlichen Sektor. Ein zentraler Baustein dieser Entwicklung ist die elektronische Rechnung, die im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtend für öffentliche Auftraggeber eingeführt wurde. In Deutschland wurde diese Anforderung durch die XRechnung umgesetzt – ein standardisiertes XML-basiertes Format, das spezifische Regeln für Aufbau und Inhalt elektronischer Rechnungen vorgibt. Doch was verbirgt sich hinter den kryptischen Feldnamen wie cbc:ID, cac:Party oder ubl:Invoice? Dieser Artikel gibt einen umfassenden Einblick in die Welt der Feldnamen und Strukturen der XRechnung.

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein semantisches Datenmodell, das auf dem europäischen Standard EN 16931 basiert. Sie spezifiziert, wie eine elektronische Rechnung auszusehen hat, die von öffentlichen Auftraggebern empfangen und verarbeitet werden kann. Dabei handelt es sich nicht um ein visuell gestaltetes PDF, sondern um eine strukturierte XML-Datei, die von Maschinen verarbeitet werden kann.

Technologische Grundlagen

Die XRechnung kann in zwei Syntaxen umgesetzt werden:

• UBL (Universal Business Language) 2.1
• CII (Cross Industry Invoice)

In der Praxis hat sich in Deutschland UBL durchgesetzt, weshalb wir uns im Folgenden darauf konzentrieren.

Die Struktur der XRechnung: Eine Reise durch die XML-Hierarchie

Die Feldnamen in einer XRechnung folgen einer klar definierten Struktur, die sich an der XML-Terminologie orientiert. Dabei begegnen uns regelmäßig Abkürzungen:

• cbc: – Core Business Component (ein einfaches Datenelement, z. B. Text, Datum)
• cac: – Core Aggregate Component (ein zusammengesetztes Element, z. B. eine Adresse oder Partei)
• ubl: – Das Root-Element des Dokuments, meist Invoice

Beispiel: Grundlegende Felder einer XRechnung

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
                 xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
                 xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
          <cbc:ID>RE-2025-001</cbc:ID>
          <cbc:IssueDate>2025-05-08</cbc:IssueDate>
          <cac:AccountingSupplierParty>
            <cac:Party>
              <cac:PartyName>
                <cbc:Name>Mustermann GmbH</cbc:Name>
              </cac:PartyName>
            </cac:Party>
          </cac:AccountingSupplierParty>
        </Invoice>

Erklärung wichtiger Feldnamen

Warum sind die Feldnamen so kryptisch?

Was auf den ersten Blick wie technischer Jargon wirkt, hat einen klaren Vorteil: Standardisierung und Interoperabilität. Die einheitlichen Bezeichner sorgen dafür, dass Rechnungsdaten systemübergreifend ausgetauscht und automatisch verarbeitet werden können.

Validierung und Pflichtfelder

Nicht alle Felder sind verpflichtend. Die XRechnung unterscheidet zwischen:

• Obligatorischen Feldern (müssen vorhanden sein)
• Bedingt obligatorischen Feldern (nur unter bestimmten Umständen erforderlich)
• Optionalen Feldern

Ein Beispiel: Die InvoiceLine-Komponente ist obligatorisch, da jede Rechnung mindestens eine Position enthalten muss. Innerhalb dieser Position können aber Felder wie cbc:Note optional sein.

Die deutsche CIUS: Nationale Anpassungen

In Deutschland wird die europäische Norm durch eine nationale Spezifikation – die CIUS XRechnung – konkretisiert. Diese legt beispielsweise fest:

• Welche Feldkombinationen gültig sind
• Welche Codes (z. B. für Währungen oder Steuerarten) verwendet werden dürfen
• Welche Validierungsregeln gelten

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt diese Spezifikation und stellt auch XSD-Dateien und Validierungstools zur Verfügung.

Fazit: Struktur bringt Klarheit – auch wenn’s technisch aussieht

Auch wenn die Feldnamen der XRechnung auf den ersten Blick komplex wirken, steckt dahinter ein gut durchdachtes System. Sie bilden die Grundlage für einen reibungslosen, automatisierten Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden. Wer sich einmal mit der Struktur vertraut gemacht hat, wird die Vorteile der klaren, maschinenlesbaren Definition schnell zu schätzen wissen.

Tipp: Wer regelmäßig XRechnungen erstellt oder verarbeitet, sollte sich mit einem Mapping-Tool oder einem XRechnungs-Validator vertraut machen. Auch die Verwendung eines ERP-Systems mit XRechnungs-Support ist empfehlenswert.