XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede, Details und eine umfassende Analyse
Einleitung
Die Digitalisierung hat die Rechnungsstellung grundlegend verändert. Zwei Formate, die in Deutschland besonders relevant sind, sind XRechnung und ZUGFeRD. Während beide elektronische Rechnungen ermöglichen, unterscheiden sie sich erheblich in ihrer Struktur, Anwendung und den gesetzlichen Anforderungen. Dieser Artikel beleuchtet die wesentlichen Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD und hilft Unternehmen dabei, die für sie passende Lösung zu finden.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Es folgt den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der nationalen E-Rechnungsverordnung (ERechV). Die Hauptmerkmale der XRechnung sind:
- Rein strukturiertes Datenformat: Die XRechnung besteht ausschließlich aus einer XML-Datei, die maschinenlesbar ist.
- Standardisierte Vorgaben: Die Struktur basiert auf dem Standard UBL (Universal Business Language) oder CII (Cross Industry Invoice).
- Pflicht für öffentliche Auftraggeber: Seit dem 27. November 2020 sind Bundesbehörden und viele öffentliche Auftraggeber verpflichtet, Rechnungen in diesem Format anzunehmen.
- Hohe Automatisierbarkeit: Durch die reine XML-Struktur kann die Verarbeitung der Rechnungen vollautomatisch erfolgen.
- Kein visuelles Rechnungsbild: Eine menschenlesbare Darstellung ist nicht direkt enthalten, sondern muss über externe Viewer oder Systeme interpretiert werden.
Vorteile der XRechnung
✔ Hohe Standardisierung und Automatisierung✔ Pflichtkonform für den öffentlichen Sektor
✔ Geringe Fehleranfälligkeit durch strukturiertes Format
Nachteile der XRechnung
✗ Hohe Standardisierung und Automatisierung✗ Pflichtkonform für den öffentlichen Sektor
✗ Geringe Fehleranfälligkeit durch strukturiertes Format
Was ist ZUGFeRD?
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinen- als auch menschenlesbare Informationen enthält. Es kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei im CII-Format.
Die wichtigsten Merkmale von ZUGFeRD:
- Hybrides Format: Rechnungen können sowohl elektronisch verarbeitet als auch visuell gelesen und geprüft werden.
- Mehrere Profile: ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, darunter Basic, Comfort und Extended, die sich in ihrer Detailtiefe unterscheiden.
- Einfacher Austausch: Da es sich um eine PDF-Datei mit XML-Anhang handelt, kann eine ZUGFeRD-Rechnung einfach per E-Mail versendet werden.
- EU-konform: ZUGFeRD 2.1 entspricht den Anforderungen der EN 16931, womit es auch für den europäischen Markt geeignet ist.
Vorteile von ZUGFeRD
✔ Menschen- und maschinenlesbar in einem Dokument✔ Flexibilität durch verschiedene Profile
✔ Einfache Integration in bestehende Prozesse
✔ Unterstützt verschiedene Branchen und Unternehmenstypen
Nachteile von ZUGFeRD
✗ Für öffentliche Auftraggeber nicht immer zulässig (abhängig von der Version)✗ Größere Dateigröße durch die Kombination von PDF und XML
Detaillierter Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Struktur | Nur XML | PDF/A-3 + XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinenlesbar | Mensch- und maschinenlesbar |
| Anwendungsbereich | Öffentlicher Sektor | Unternehmen, Handel, öffentliche Hand |
| Pflicht für Behörden | Ja | Teilweise (je nach Version) |
| Automatisierung | Sehr hoch | Hoch, aber PDF muss verarbeitet werden |
| Dateigröße | Klein | Größer durch PDF |
| Flexibilität | Eingeschränkt | Hoch, verschiedene Profile |
Wann sollte welches Format genutzt werden?
XRechnung ist ideal für
✔ Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen✔ Automatisierte Prozesse ohne visuelle Prüfung
✔ Unternehmen, die eine hohe Standardisierung benötigen
ZUGFeRD ist ideal für
✔ Unternehmen mit vielen B2B-Geschäften✔ Rechnungssteller, die Wert auf visuelle Darstellung legen
✔ Firmen, die einfache Integration in bestehende Systeme wünschen
✔ Organisationen, die hybride Formate bevorzugen
Fazit und Zusammenfassung
Beide Rechnungsformate haben ihre Daseinsberechtigung und kommen je nach Anwendungsfall zum Einsatz. Während die XRechnung für den öffentlichen Sektor verpflichtend ist und eine hohe Automatisierung ermöglicht, überzeugt ZUGFeRD mit seiner hybriden Struktur, die sowohl Menschen als auch Maschinen entgegenkommt. Unternehmen sollten je nach Empfänger und internen Prozessen abwägen, welches Format für sie am besten geeignet ist.
Für eine gesetzeskonforme elektronische Rechnungsstellung sollten Unternehmen sich mit den jeweiligen Anforderungen vertraut machen und ggf. ihre Systeme entsprechend anpassen. Letztendlich geht es darum, den Rechnungsprozess effizienter, fehlerfreier und zukunftssicher zu gestalten.